Comment établir un plan d'effectifs efficace?

Depuis, 2018, l’Ordre des pharmaciens du Québec a intégré une pratique qui consiste à inspecter si les organisations opérant dans le domaine pharmaceutique répondent au standard et au besoin des patients. En tant que gérant, propriétaire ou représentant d’un établissement pharmaceutique au Québec, il est donc obligatoire d’établir un plan d’effectifs.

Cela va, cependant, au-delà du respect de cette exigence. C’est, en effet, un moyen d’assurer le développement et la croissance de votre activité. Quelle est l’importance d’un plan d’effectifs et comment s’assurer qu’il soit efficace ?

L’importance d’un plan d’effectifs

L’établissement d’un plan d’effectifs est important pour connaître les besoins présents et futurs de votre établissement. Cela peut concerner à la fois les besoins en personnels que les besoins en matériels, pour offrir des soins et des services pertinents qui correspondent aux besoins des patients.

Pour cela, le gestionnaire doit analyser plusieurs points. La rédaction d’un plan d’effectifs nécessite donc du temps et une grande capacité d’analyse. Il existe des techniques pour que le document établi soit efficace.

Les moyens d’établir un plan d’effectifs efficace

Pour établir un plan d’effectifs pertinent et efficace, il est important de se poser les bonnes questions et d’avoir les bons réflexes. Voici des conseils pour ce faire.

Analyser la situation actuelle

La première étape est de prendre le temps d’examiner la situation présente. Pour cela vous pouvez analyser les soins et les services qui sont déjà offerts. Le nombre d’effectifs actuels et les tâches qui ont été réalisées sont aussi à prendre en compte. La rédaction de ce document peut se faire seule ou en équipe. Vous pouvez également engager un consultant pharmaceutique qui vous accompagnera dans toutes les étapes du processus. Cette étape permettra de connaître les changements à opérer et les besoins de votre établissement.

Évaluer les besoins

Une fois que vous avez bien analysé la situation actuelle, la prochaine étape consiste à évaluer les besoins. Selon les objectifs que vous souhaitez atteindre, il est nécessaire d’examiner :

· Le nombre d’effectifs nécessaires

· Les compétences requises

· Les matériels indispensables

· Les changements à effectuer, etc.

Toutes ces informations doivent être rédigées en détail. Un calendrier sur les projets doit aussi être mis en place.

Rédiger le plan d’effectifs

Une fois que les objectifs et les changements à faire sont clairs et précis, on peut commencer à rédiger le plan d’effectifs. Le nom de la personne qui l’a rédigé doit figurer sur le document. La date, le nom de la pharmacie ou de l’établissement doivent aussi être inscrits. Il faut ensuite veiller à ce que le plan soit suivi tout au long de l’année. Le plan d’effectifs doit être révisé annuellement ou quand l’objectif est atteint.

L’établissement et la rédaction d’un plan d’effectifs, vous permettra donc non seulement de suivre les règles, mais aussi de faire évoluer votre activité. Les résultats pourront se voir sur le long terme et vous pourrez offrir de meilleurs services à vos patients. Pour s’assurer de son efficience, vous pouvez vous faire accompagner par un professionnel ou utiliser des outils pour la rédaction de votre plan d’effectifs.